#FilosofíaDelOjo – De la multitarea a la monotarea

Simplificar

Ya conté en una entrada anterior que estoy participando en una acción formativa relacionada con la gestión del tiempo. El otro día, en uno de esos descansos de la formación, me encontré con un empresario que en su día, me impartió una formación relacionada con el marketing empresarial y las ventas. Me preguntó qué hacía por allí y por responder de manera resumida, le comenté que estaba impartiendo un curso sobre “gestión del tiempo”. En ese momento, yo ya sabía que ese título está algo obsoleto, en el sentido de que como decía en la entrada anterior, no se trata de gestionar el tiempo, si no de ordenar las prioridades y eso tiene mucho trasfondo.

Él me contestó que un día se apuntó a un curso sobre “gestión del tiempo” pero que el que lo impartía gestionaba muy mal su tiempo, así que no lo terminó por desconfianza; y es que, ya lo apuntan gente como Nicko Nogués – “Los coherentes son los nuevos valientes” o “Hacer is the new decir” – u otros referentes como Andrés Pérez Ortega, que habla de la confianza como uno de los valores fundamentales de la marca.

La cuestión es que hace mucho que vengo interesándome por el tema que estamos abordando en el curso que trato de dirigirlo más hacia el foco, la vida simple, las prioridades, el minimalismo, la práctica de la conciencia plena, etc.

Como en todo este tipo de actividades, cuando ejercemos de docentes, hay que dotar al alumnado de un manual de contenidos. En mi caso, diseñé mi manual pero esta vez, además, he creado un cuaderno de ejercicios sobre el que estamos trabajando.

Cuando empecé a trabajar y prepararme esta materia, concentrando de la mejor manera posible todo lo que he ido aprendiendo durante estos años, una de las cuestiones en las que hago hincapié es en la práctica de la monotarea; y aunque como decía una compañera hace unos años, todos tenemos derecho a un pequeño porcentaje de incoherencia – idea que me parece sana desde el punto de vista de la autocompasión de la que habla Leo Babauta – sí que me gusta e intento ir introduciendo en mi vida cuestiones sobre, como se suele decir, “lo que voy predicando”.

Fluir

De la multitarea a la monotarea

Una parte fundamental de mi trabajo – yo diría que un 90% – está insertada en lo que se denomina o conoce como la “economía del conocimiento”. Ofrezco servicios y soluciones que tienen que ver con el conocimiento y en muchas ocasiones, con lo intangible. Con la llegada de las nuevas tecnologías y en la era Internet, el exceso de información es el pan nuestro de cada día.

Un día, llegó el correo electrónico y de repente, a diferencia del postal, uno ya no tenía que esperar 2 – 3 días a que llegara la correspondencia y mantenerla, sino que todo comenzó a ser inmediato, instantáneo. Luego han llegado las redes sociales, y las aportaciones de información han crecido ilimitadamente.

Por otra parte, en la vida, se sabe que nuestras decisiones están influidas por nuestro sistema límbico y nuestra corteza prefrontal. El primero, más primitivo y desde el punto de vista evolutivo, mucho más arraigado en los humanos, es el que influye en la toma de decisiones inmediatas; en nuestros principios, era el que usábamos para la caza y la supervivencia. Aplicado a la actualidad, es el que nos ofrece recompensas inmediatas. Por ejemplo, es el que influye en que un lunes por la mañana, si estás en baja guardia, optes por leer el correo electrónico que te envió tu amigo o tu cliente después de la fiesta o la reunión que tuviste, en lugar de hacer caso a la corteza prefrontal – racional, que se encarga de ejecutar las conocidas como “tareas claves” que te acercan a tus grandes objetivos pero que te dan recompensa de manera más tardía –  y ponerte con la tarea clave del día.

La cosa es que sin comerlo ni beberlo, y a mi también me ha estado ocurriendo un tiempo, de repente entras en unos ciclos en que en tu ordenador tienes varias ventanas abiertas, a la par que atiendes las llamadas telefónicas, que un compañero te interrumpe o que combinas la tarea clave con interrupciones para ver ese nuevo correo que ha entrado en tu bandeja de entrada. De esta manera, un “día de trabajo” se convierte en “momentos de trabajo”.

Sin embargo, y a lo quería llegar, es que hará aproximadamente 10 días que he vuelto a introducir la monotarea. Recuerdo cuando estudiaba en el Colegio Escolapias de Mérida que en sexto de E.G.B. nos enseñaron técnicas de estudio – L2SER (leer dos veces, subrayar, esquematizar y repetir) – y nos hacían recomendaciones del tipo que en la habitación no hubiera televisión, equipo de música, u otros distractores de ese tipo. En mi casa, esto siempre se cumplió y tanto a mi hermana como a mi, nos fue bien porque conseguíamos eso que las dos llamamos “espíritu escolápico”. Foco, intensidad, aprendizaje, evolución, etc. Cierto es que cuando uno se vuelve adulto entran muchas más esferas en tu vida y que ya no sólo es estudiar. Llega “la rueda de la vida”. Precisamente por esta idea, y por mi aspiración a tener una vida satisfactoria, entre otras cosas, he comenzado a aplicar la monotarea y creo que esta práctica ha llegado para quedarse.

tareasclaves

Desde ese momento, estoy organizándome de esta manera:

Los domingos por la tarde hago una previsión de todo lo que tengo que hacer en los diferentes escenarios de la vida (esto en realidad ya lo llevo haciendo hará más de un año pero abordaba mal las tareas porque no identificaba las claves y quería alimentar “equilibradamente” todas las facetas. Era una mujer “atareada”).

Identifico 2 – 3 tareas claves que debo realizar el lunes y las escribo en la agenda. El lunes, a primera hora, vuelvo a revisar la agenda para hacer un segundo procesamiento y confirmar que efectivamente esas son las tareas claves que tengo que realizar.

Lo primero que hago es empezar con la primera tarea clave y trabajo en franjas de 1,5 horas. Cuando la estoy realizando, sólo abro en el ordenador lo que estoy haciendo. Cierro correo electrónico, quito sonido al móvil, y me concentro; la concentración y la atención son dos músculos que se van ejercitando y yo lo estoy notando.

Cuando termino esa 1,5 horas, hago un descanso de 10 – 15 min y continúo con la siguiente tarea clave luego.

En la planificación previa, intento no llenar todo el tiempo de mi jornada laboral y dejar un espacio para los imprevistos. Esto es un truco mental que disminuye el estrés y la frustración. Si uno llena toda la agenda, no va a poder completar todo lo apuntado porque siempre surgen imprevistos y esto genera frustración. Si se da el caso de que no surgen imprevistos y has terminado las 3 tareas claves de día, recurres a la libreta donde tienes apuntadas todas las tareas de la semana y comienzas una nueva. Esto, que abordado de la manera inversa (llenando todo tu tiempo sin lugar para imprevistos) podría generarte estrés, ansiedad y/o frustración, ahora se convierte en dosis de satisfacción al sentir que has hecho incluso más de los objetivos que tenías para ese día. La sensación es, por tanto, mucho más agradable y constructiva.

A partir de las 13 horas se sabe que el rendimiento es menor y es el tiempo adecuado para realizar tareas repetitivas; aquellas que no requieren de concentración. Esta idea está relacionada con la cronobiología que considera los ritmos circadianos de las personas. Se habla de dos tipos de personas; alondra – se levantan por la mañana con mucha energía – o búhos – los que cuando eran estudiantes, estudiaban por la noche -. Uno debe conocerse para identificar cuáles van a ser sus momentos de máxima concentración y realizar en ellos las tareas claves y cuáles van a ser sus momentos de “flojera” para las tareas repetitivas.

Practicar la monotarea también implica otros beneficios; y es que ahora, cuando estás en tus momentos de descanso, estás realmente descansando. Ya no estás pensando en lo que tendrías que haber hecho y no has hecho, etc.

En definitiva, que te animo a que practiques esta manera de vivir que puede trasladarse al resto de facetas y que te ayudará a estar más presente y disfrutar más intensamente. En la comida, con tu familia, con tus amigos, en tu trabajo, con tus hobbies, en tus lecturas, etc.

La multitarea nos convierte en personas más lentas – aunque uno pudiera tener la sensación de ser más productivo – y aumenta nuestra mediocridad. La monotarea desarrolla nuestra atención y concentración y aumenta nuestra creatividad y la calidad de los trabajos que estamos desarrollando. Si no terminas de creértelo, prueba una semana con la monotarea, y luego me cuentas.

Lo escribe: PAZ HERNÁNDEZ PACHECO

 

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2 respuestas a #FilosofíaDelOjo – De la multitarea a la monotarea

  1. Paz, como siempre, haces una radiografía clara de lo que nos sucede a las personas atareadas. Leyendo tu post me he dado cuenta de que lo que retratas es lo que exactamente me pasa. Instintivamente he estado intentando poner en práctica alguna de las cosas que apuntas, pero sin saber que era parte de una forma de solucionar este tipo de problemas.
    Intentaré llevar a cabo la monotarea y te voy contando.
    Un abrazo.

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